Działy zakupów stale szukają usprawnień procesów zakupowych. Coraz większą uwagę poświęca się także wydatkom na zakupy pośrednie. Wprowadzanie danych rozliczeniowych do systemu ERP i wyszukiwanie najlepszych ofert jest szczególnie czasochłonne i wymaga dużych nakładów pracy. Nieustrukturyzowane zakupy i duża liczba nowych dostawców, którzy muszą być wprowadzeni do systemu, również zwiększają nakłady pracy dla działu zakupów, a tym samym powodują ogromne koszty dla firmy.
RWE szuka sposobu na bardziej efektywne procesy zakupowe
Dział zakupów Grupy RWE stanął przed wyzwaniem znacznego usprawnienia procesu zakupowego. Zarządzanie poszczególnymi zamówieniami od kilku tysięcy dostawców, przy braku katalogów elektronicznych, było niezwykle czasochłonne i kosztowne. Dział zakupów dostrzegł duży potencjał optymalizacji w tym obszarze. Głównymi założeniami strategicznymi była automatyzacja procesów zakupowych i redukcja liczby dostawców. Ponad dziesięć lat temu Grupa RWE rozpoczęła wdrażanie nowego rozwiązania e-procurement. „Szukaliśmy sposobu na zwiększenie wydajności zarządzania artykułami typu C, aby uzyskać kontrolę nad kosztami administracyjnymi” - wyjaśnia André Lückert. „W 2008 roku nareszcie natrafiliśmy na innowacyjne rozwiązanie - Mercateo”.
System partnerski - korzyści
Połączenie marketplace'u z szeroką gamą produktów przemysłowych, dla których Mercateo jest jedynym partnerem handlowym i finansowym, oraz rozbudowane funkcje e-procurement okazały się pożądanym dodatkiem do istniejącego systemu SRM firmy RWE. Partnerstwo systemowe umożliwiło dostawcy energii znaczne zmniejszenie liczby dostawców w segmencie zakupów pośrednich. Kolejną zaletą jest zminimalizowanie czasu zakupu, ponieważ nie ma potrzeby czasochłonnego wyszukiwania w odrębnych sklepach internetowych i katalogach. Poprzez Mercateo RWE realizuje 80% zamówień pośrednich. Tym samym osiągnęło swój kolejny cel strategicznych założeń zakupowych: redukcja manualnych czynności w procesowaniu zamówień. „Obecnie przetwarzamy ponad 40.000 pozycji zamówieniowych w ramach zakupów pośrednich drogą elektroniczną poprzez Mercateo. Dzięki połączeniu z naszym systemem SAP zamówienia są przesyłane i przechowywane elektronicznie, dzięki czemu proces zakupów jest znacznie bardziej wydajny i przejrzysty” - podkreśla Lückert.
RWE wykorzystuje również platformę e-procurement jako narzędzie do zarządzania katalogami. Ponad 100 katalogów jest połączonych z Mercateo i widocznych wyłącznie dla klientów wewnętrznych RWE. Dostawca energii jest w stanie teraz utrzymywać długotrwałe relacje ze swoimi stałymi dostawcami przy dalszym korzystaniu z wynegocjowanych dotychczas warunków handlowych. Mercateo przejęło niemal całe zarządzanie zawartością katalogu. Dzięki temu czasochłonne utrzymywanie katalogów nie jest już zmartwieniem RWE. Funkcja przeszukiwania wszystkich katalogów umożliwia porównywanie ze sobą całego asortymentu, zarówno produktów od stałych dostawców, jak i pozostałych ofert z platformy zakupowej. Ustandaryzowany interfejs platformy Mercateo znacznie zwiększył zadowolenie jej użytkowników.
