Maikel Lekkerkerker, Head of Purchase NWE, van Xella Nederland presenteerde tijdens de 22e Dag van Inkoop en Logistiek in Antwerpen over het thema ‘Digitalisering van de indirecte inkoop’. Hij liet zien hoe het inkoopproces door de implementatie van Mercateo geoptimaliseerd werd, waardoor de druk op de medewerkers verminderde en er significante besparingen voor het bedrijf gerealiseerd konden worden.
Het voormalige inkoopproces voor indirecte goederen van Xella was erg tijdrovend en vereiste veel werk voor zowel de aanvrager als voor de inkoopafdeling. Om de werkdruk te verlagen, koos Maikel Lekkerkerker, Head of Purchase, ervoor om Mercateo te integreren in het reeds beschikbare SAP-systeem. Met het nieuwe, digitaal ondersteunde proces zijn niet alleen de proceskosten significant gereduceerd, maar werd ook het beheersen van de gevreesde Tail-Spend makkelijker en efficiënter.
Sinds de implementatie van Mercateo zien we een duidelijke stijging in de compliance van 15% naar ruim 60%. We streven er de komende periode naar om dit te kunnen verhogen naar 95%
Maikel Lekkerkerker, Head of Purchase NWE, Xella
Digitaal ondersteund inkoopproces
Het e-Procurement Platform van Mercateo is gekoppeld aan het ERP-systeem van Xella, SAP. Gebruikers bepalen wat zij nodig hebben en maken hun bestellingen efficiënt zelf aan. De inkoopafdeling hoeft deze bestelaanvragen alleen nog maar goed te keuren en behoudt te allen tijden de controle over wat er besteld wordt. Sinds de implementatie is het aantal aan ongewenste nieuwe crediteurs aanzienlijk gereduceerd, kunnen inkoopvolumes gebundeld worden en is de inkoopkracht toegenomen.
Continue benchmark van prijzen, levertijden en voorwaarden
Xella heeft een veeltal raamcontractcatalogi op het e-Procurement Platform van Mercateo geïntegreerd en gebruikt hier naast ook het tail-spend assortiment van de Mercateo-marktplaats. Dit heeft voor Xella één bestelplatform zonder catalogus-silo’s gecreëerd. Gebruikers ervaren zo meer gebruiksgemak en inkoop krijgt meer transparantie en controle over de spend: “Overlappingen in het assortiment van raamcontractleveranciers en de e-Marktplaats van Mercateo zijn juist gewenst, omdat dit echt catalogus-overkoepelend zoeken mogelijk maakt met een continue benchmark van prijzen, levertijden en verzendvoorwaarden”, aldus Lekkerkerker. Een verdere functionaliteit die vooral door inkoop gewaardeerd wordt, is de mogelijkheid om winkelwagenoptimalisatie toe te passen en zo te kunnen kiezen tussen de goedkoopste of snelste bestelling, of een consolidatie van prijs en levertijd.
Video transcript
Transcript
00:03
Goedemiddag allemaal. Mijn naam is Maikel Lekkerkerker. Ik ben inkoopmanager van Xella in Noordwest Europa. Noordwest Europa is eigenlijk de BeNeLux. Noordwest Europa is een regio van Xella in Europa.
00:18
Xella is een productiefabriek. Wij maken allemaal kalkzandsteen en cellenbeton en recentelijk hebben wij ook Ursa tot ons assortiment kunnen toevoegen, waardoor wij ook een isolatiebedrijf hebben. We hebben 91 fabrieken in 20 landen, we hebben sales in meer dan 30 landen en er werken 6100 FTE’s in ons bedrijf. We hebben een omzet in 2017 gerealiseerd van 1.4 miljard euro. Voor mijn eigen regio Noordwest Europa hebben we negen fabrieken binnen de BeNeLux; acht in Nederland en één in België. Er werken 350 FTE’s en we hebben ook 350 miljoen euro omzet gemaakt.
01:04
Het voormalige inkoopproces binnen onze organisatie van de BeNeLux. De 6 stappen die iedereen wel kent, zijn de 6 basisstappen van een inkoopproces. Dit proces wat wij eerder hadden, was vrij tijdrovend. Erg omslachtig. Het vereiste veel werk, inhoud en toevoegingen voor zowel de aanvrager als voor mijn afdeling. We hebben daarover een gesprek gehad om een e-Procurement tool toe te voegen. Alleen al dit stuk alleen kostte 2 weken voor mijn inkoopafdeling. Dat was best wel een hoge werkdruk, vooral omdat wij 9 fabrieken moesten ondersteunen. De druk werd alleen maar hoger, omdat eigenlijk vanuit het proces werd aangegeven “Volg het inkoopproces”.
01:57
Aan de hand daarvan hebben wij een nieuw inkoopproces gerealiseerd en het e-Procurement tool Mercateo toegevoegd. Door dit proces toe te voegen, is het proces vergemakkelijkt voor de aanvrager zowel als voor mijn team van de inkoop. Het specificeren in minimale offertes is nog steeds noodzakelijk. De inkoop checkt nog steeds de onderhandeling. En nu hebben we eigenlijk een vrij nieuw digitaal ondersteund proces. De stappen zijn deels overbodig gemaakt als je kijkt naar het voorgaande stuk, waarbij het selecteren en het contracteren nu vervangen wordt door één tool.
02:40
De oplossingen die wij hiervoor hebben, hebben wij hier schematisch weergegeven. Mercateo is onze tool die wij gebruiken voor e-Procurement. Daarin hebben wij een marktplaats en een contractomgeving, dit valt allemaal binnen Mercateo. Doordat wij Mercateo kunnen integreren in SAP, is de gebruiker direct gekoppeld aan Mercateo. Voor de marktplaatsomgeving, wat bij ons dan Mercateo is, kunnen wij heel veel leveranciers daar onderbrengen. En omdat wij die leveranciers daar onderbrengen, hebben wij niet meer de aanvraag om leveranciers aan te maken. Die zijn direct te vinden in de open marktplaats van Mercateo. Hierdoor reduceren we het aantal tekstbestellingen en is Maverick Buying een van de punten die significant reduceert. Hierdoor reduceren we ook onze proceskosten en ook de gevreesde Tail-Spend wordt aangenamer om te beheersen.
03:47
Inkomende vraag: Er staan daar contracten die worden beheerd binnen de omgeving. Is dat de enige omgeving waarin contracten worden beheerd, of hebben jullie daarnaast ook nog andere contracten?
Antwoord: Nee. We hebben hier de contracten instaan voor office materials. Uiteraard hebben wij onze grondstoffen die we moeten hebben, daar zit ook in contracten, dat hebben wij nog niet in Mercateo. Het zou eventueel wel kunnen, maar dat doen wij niet. We hebben dat separaat. Inkomende vraag: tussen wie zijn de contracten? Welke partijen zijn gecontracteerd? We hebben office materials, grijpvoorraden en technische producten ondergebracht in de contracten bij leveranciers. Ik ga de leveranciers niet noemen, dat is ook niet van toepassing. Maar dat zijn de contracten die wij direct met onze leveranciers hebben. Die hebben wij in Mercateo ondergebracht.
04:48
Dus door deze beide partijen te hebben, onze eigen contracten en Mercateo als een open marktplaats, hebben wij de gebruiker de mogelijkheid gegeven om cross-functionele zoekfuncties toe te passen en waarbij je zelf direct een match maakt. In het verleden was dat ze contact opnamen met de leverancier, ze vroegen een aantal specificaties op en wisten eigenlijk niet of die prijs wel marktconform was. Maar juist door het nu in het Mercateo platform op te zoeken, kunnen ze direct de benchmarking doen van een open platform als ook met andere contracten van andere aanbieders. Daarop kunnen ze zelf een keuze maken wat ze willen doen; of ze daar een goedkope leverancier voor willen selecteren, of een leverancier die heel snel kan leveren of een eigen selectie. Dat vindt allemaal plaats in die tool. Wij hebben juist voor Mercateo gekozen door het unieke concept om winkelwagenoptimalisatie toe te passen. Dus op het moment dat de hele winkelwagen is samengesteld, kan de gebruiker zelf bepalen: Wil ik het snel? Wil ik het goedkoop? Of maakt het mij niet uit en kies ik het meest optimale proces? En die tool, dat geeft Mercateo.
06:02
Door hier een transparant, uniform en gebruiksvriendelijke tool toe te passen, reduceren wij significant de totale kosten. En zo hebben wij ook inzicht in de open tekstbestellingen en Maverick-Buying, wat in het verleden niet controleerbaar was. Wat houdt dit nu concreet in? Wij hebben van januari tot april een analyse gedaan, toen zijn 299 bestellingen geplaatst, waarvan meer dan 50% onder de 100 euro. Daar hadden wij in het verleden 44 unieke leveranciers voor aan moeten maken. Nu is alles via Mercateo aangeleverd, waardoor wij minder werkdruk hebben.
06:54
Zo’n 80% van de CPO’s drukt enorm op de kostenbesparing, maar het standaardiseren en optimaliseren van processen alleen is niet voldoende. Alleen door digitalisering en het gebruik van de juiste tools kan er een aanzienlijk besparingspotentieel gerealiseerd worden.
07:24
Inkomende vraag: Hoe wordt dat assortiment met die leveranciers opgebouwd?
Antwoord: Dat wordt eigenlijk opgebouwd door onszelf. Wij kunnen zelf een selectie maken van leveranciers en welke potentiëlen er zijn. Op het moment waarvan wij denken ‘dit kan heel interessant zijn, een toevoeging voor onze organisatie’, brengen wij ze in contact met Mercateo en Mercateo ontzorgt ons daar volledig daarin. Zij leveren eigenlijk alles, als in de communicatie met onze leverancier. En verzorgt de totale lijst die wij hebben afgesproken. Brengt dat digitaal platform en via een management tool krijgen wij een melding dat er een nieuwe catalogus beschikbaar is die wij dan kunnen reviewen en bij acceptatie is deze direct zichtbaar. En als wij dat niet wensen, dan kunnen we hem ‘on-hold’ zetten en is deze ook niet voor gebruikers zichtbaar.
08:18
Inkomende vraag: Wat is de reden geweest om die aankoop te doen?
Antwoord: De werkdruk verlagen binnen mijn afdeling. Wij hebben een inkoopproces georganiseerd, dat was eerst heel decentraal, iedereen deed zijn eigen inkopen. Dat hebben we gecentraliseerd, waardoor de werkdruk enorm toenam. En eigenlijk werd er gezegd: tja, jullie zijn de inkoop, dus zorg maar voor alternatieve offertes. Er was heel veel onduidelijkheid over wie nou de verantwoordelijkheid moest nemen en door het digitale proces toe te passen, geven wij de gebruiker de verantwoordelijkheid om zelf een selectie te kunnen maken en daarmee ons proces te doorlopen. En alle leveranciers die hierin staan, met uitzondering van Mercateo, zijn door ons al van tevoren geanalyseerd en akkoord bevonden.
09:05
Inkomende vraag: Gebruikt u naast Mercateo ook andere software voor jullie indirecte inkoop?
Antwoord: Nee.
09:15
Inkomende vraag: wij zijn bezig met een gelijkaardig traject, zonder in details te willen gaan, kan u wat toelichten, hoe de business case voor u eruitzag? […] Wat is de terugverdientijd, hoe is de integratie verlopen? Hoe moeilijk, hoe gemakkelijk?
Antwoord: Wij zijn vorig jaar begonnen met Mercateo te introduceren. Eigenlijk al twee jaar geleden, maar het was ‘on-hold’ gezet door ons moederbedrijf in Duisburg. Vorig jaar hebben we daar nieuw leven ingeblazen en Mercateo heeft ons heel goed ondersteund, heeft ook de gebruiker meegenomen in het hele proces. Uiteindelijk zijn wij halverwege vorig jaar gestart en zijn wij langzaam van fabriek tot fabriek aan het uitbreiden geweest. Per 1 januari zijn ook al onze fabrieken in Nederland operationeel en nu kunnen wij meten in vergelijking met vorig jaar hoe dat gaat. Dus qua proces ontzorgt Mercateo ons volledig daarin en eigenlijk kan ik niets meer dan lof daarvoor hebben.
10:25
Inkomende vraag: U hebt gekozen voor de aspecten van Mercateo. Maar waren er andere aspecten naast andere aanbieders?
Antwoord: Ik heb wat dat betreft een makkelijke functie gekregen. Ons moederbedrijf is begonnen met Mercateo. Die heeft eerst een benchmark gedaan met andere partijen. Die hebben aangegeven juist door die winkelwagenoptimalisatie voor Mercateo te kiezen en vanuit daar is het doorgevoerd, omdat wij daar ook een e-Procurement tool voor hebben en ze dus gezegd hebben ‘we gaan met Mercateo aan de gang’. En juist omdat Mercateo een enorm assortiment heeft dat aansluit bij onze behoeftes hebben wij die keuze gemaakt. Dus de echte benchmark is eerder echt hier te plaatsen.
11:10
Inkomende vraag: heeft u door deze processen nu een kleiner aantal gebruikers dan vroeger?
Antwoord: Ja, in de fabrieken waren er een aantal mensen die altijd de bestellingen deden. Nu is dat veel makkelijker, omdat we een winkelwagen samen kunnen stellen. Die technische mensen zijn weer terug de fabriek ingegaan. Ze werden er eerst uitgehaald om producten te kunnen bestellen. En nu hebben we eigenlijk 1 besteller per fabriek. Dus sommige fabrieken hadden we er 4. Dus dat is al 75% voordeel. Die mensen zijn aangenomen als technici, en die zijn allemaal terug de fabriek ingegaan. Dus die hebben voor hunzelf ook meer werkplezier.
12:00
Inkomende vraag: Naar de contracten toe; er is negotiatie mogelijk, hoe gaat dat dan met Mercateo? Houden jullie dat in eigen hand, of?
Antwoord: Wij houden voor onze eigen contracten alles zelf in de hand. Wij hebben zelf onze afspraken en onze contracten met onze leveranciers. Aan de hand van de Spend die we op jaarbasis hebben, hebben we ook een bonus uitkering en dat beoordelen we altijd aan het einde van het jaar.
12:30
Inkomende vraag: Zijn er contractanten die door Mercateo zelf worden voorgesteld? Of leveren zij alleen het portal en verder niets?
Antwoord: Ze laten ons daar helemaal vrij in, ze geven ook geen advies van “praat eens bij die leverancier”. Dat doet vaak onze gebruiker. We hebben een fabriek in Meppel en een fabriek in Landgraaf. Die hebben hele andere behoeftes en die geven vaak aan van “wij willen graag met deze leveranciers werk doen en vanuit de inkoop kijken wij: is dit een toevoeging voor onze onderneming of hebben wij iemand in ons assortiment zitten die dit al doet? We willen dit inderdaad niet te veel opsplitsen, zeker als we over bonussen spreken, dus vandaar dat we wel altijd heel selectief zijn in het toevoegen van leveranciers en daardoor houden we veel beter controle op de Spend.
13:22
Inkomende vraag: Hebben jullie meerdere leveranciers als contractant die dezelfde goederen aanbieden zodat jullie kunnen benchmarken wat je bestelt?
Antwoord: Ja, dat is de voorselectie die wij doen. Dus aan de hand daarvan hebben wij drie partijen waarmee we benchmark doen gebaseerd op de grote Spend die wij hebben. Daar gaan wij over onderhandelen en uiteindelijk kiezen we er een of twee die ook een beetje met elkaar concurreren in Mercateo. En de derde partij als die mee wil doen, dan moeten ze scherp op de prijzen zitten of de levering. Soms speelt snel leveren ook een hele belangrijke rol. Ook daar hebben wij twee verschillende leveranciers voor.
14:00
Inkomende vraag: Zijn er ook leveranciers afgehaakt doordat jullie voor Mercateo hebben gekozen?
Antwoord: Ja. Er zijn leveranciers, die hebben bijvoorbeeld een webwinkel. Die zeggen: “Ik heb zelf een online platform, dus waarom zou ik dat doen”? Die keuze ligt bij hun. Willen ze er niet aan meedoen, dan zullen we daar ook niet meer bestellen. En dan is het vaak van: “Ok, misschien moeten we toch maar eens een gesprek aangaan met Mercateo om te kijken of het interessant is”. En zo niet, ja dan niet. Dat is een keuze die ze zelf moeten maken.
14:34
Inkomende vraag: rekent bij Mercateo kosten aan leveranciers om in een catalogus te komen?
Antwoord: Bij mijn weten niet. Wij hebben wel kosten die wij zelf aan Mercateo moeten betalen. Vaak eenmalige kosten voor het uploaden van een leverancier, de eerste contracten, dat kost heel veel tijd en energie. Maar die kosten zijn nihil in verband met de besparingen. Dat levert meer voor ons op.
15:01
Inkomende vraag: werken jullie enkel met SAP of ook nog met andere ERP-systemen?
Antwoord Mercateo: We werken ook met andere ERP-systemen.
Antwoord Xella: Wij werken met SAP en dat werkt eigenlijk perfect. Dus op het moment dat men op SAP is, via een link komen ze bij Mercateo terecht en kunnen ze hun winkelmandje samenstellen. Op het moment dat ze zeggen: “ok, dit is wat ik wil”, dan trekken ze het weer terug in SAP. Vanaf daar gaat het bestelproces verder. Dit werkt ideaal.
15:33
Inkomende vraag: Waar komt nu de focus op te liggen? Wat voor gevolgen heeft dit voor Xella?
Antwoord: Wat wij nu aan het doen zijn, is eigenlijk nog meer procesoptimalisatie. Wij willen eigenlijk ook de gebruiker nog meer ontlasten. We willen het nog meer centraliseren. Waar we ons nu vooral op focussen is een vijfjarig plan in een strategie op grondstof, wat ook een belangrijke strategisch aspect voor ons is. En circulair inkopen. Dat staat toch wel bovenaan. En daar willen wij ons absoluut op focussen.
16:06
Inkomende vraag: En op Tooling gebied opstarten?
Antwoord: Nee, op Tooling niet.
16:15
Goed, we danken de beide sprekers voor hun presentatie. Dank jullie wel voor de aandacht.
Over de Xella groep
Xella is één van de toonaangevende internationale leveranciers van oplossingen in de bouwmaterialen- en aanverwante industrieën. Met de merken Ytong, Silka en Hebel is Xella een van ’s werelds grootste producenten van cellenbeton en kalkzandsteen. De Group heeft 91 fabrieken in 20 landen (2018). In Nederland beschikt Xella over 7 productievestigingen en is het hoofdkantoor gevestigd in Vuren.