Si sigues los manuales al pie de la letra, jamás podrás innovar. Para afrontar retos complejos, especialmente en el ámbito informático, es recomendable hacer las cosas de manera diferente. Trabajar en un entorno que cambia constantemente implica alejarse de los procesos y horarios conocidos para ser más flexibles y encontrar nuevas ideas. La metodología Agile es la herramienta más popular y eficiente para ello.
A diferencia de la gestión de proyectos clásica, en la que los equipos desarrollan el producto (p.ej., un software) durante mucho tiempo para presentar al cliente una versión definitiva, la metodología Agile propone dividir el proceso en trozos de menor tamaño. Las tareas principales se agrupan en paquetes de trabajo y los resultados parciales se van presentando al cliente en pequeñas dosis. A lo largo del proceso, el producto se optimiza y se adapta a las necesidades reales o a la situación actual del mercado. Esta metodología permite que el trabajo sea más ágil y que los cambios en el mercado se puedan tener en cuenta, de modo que al final del proceso el resultado sea el adecuado a la situación real.
La plataforma B2B Unite utiliza la metodología Agile al trabajar con gigantes informáticos como SAP, para los que no es tan característico aplicar estos métodos de desarrollo. ¿Y cómo se hace? Mediante procesos nuevos y ágiles Scrum, más optimizados. En Unite hemos adaptado los métodos de trabajo ágiles por defecto para adecuarlos a la rutina laboral diaria. Fijamos unos límites y aprovechamos el espacio entre ellos para desarrollar nuestra creatividad en busca de nuevas soluciones.
Para estructurarnos, recurrimos a procesos habituales dentro del mundo Agile: bloques de trabajo bisemanales (Sprints), reuniones frecuentes para intercambiar información (Daily), planificación conjunta de tareas (Planning), presentación de resultados (Review) y valoración del trabajo en equipo (Retrospective). Algunas herramientas, como Jira y Confluence, nos ayudan a organizar de forma transparente el trabajo realizado. El responsable técnico o Product Owner (PO) es quien tiene las riendas del producto. El Scrum Master es responsable de garantizar que el equipo trabaja de manera eficiente y elimina los obstáculos que se presentan en el camino. Aquí tienes más información en inglés sobre los distintos roles de la metodología Agile.
El trabajo con la metodología Agile se caracteriza por poner el foco en el cliente. En lugar de presentar el resultado final al completar cada fase de trabajo, los participantes se reúnen periódicamente para intercambiar opiniones sobre los distintos elementos del producto. Los bloques de trabajo corto (Sprints de dos semanas) permiten realizar ajustes con mayor rapidez y menores complicaciones. De esta forma, se elimina el riesgo de trabajar durante meses en algo con lo que el cliente no está conforme. Además, el equipo gana notoriedad y sus miembros pasan de tener un rol como desarrolladores a ser también consultores.
En este sentido, la comunicación es fundamental. En las reuniones periódicas se intercambian ideas, se habla sobre los bloques de trabajo, se comentan novedades, se aclaran prioridades y se responden preguntas. Esto lleva tiempo, pero reduce considerablemente la fricción en el día a día. «Hemos comprobado que los problemas se vuelven más evidentes», dice Jana Wachsmuth.
Los miembros de cada equipo asumen la responsabilidad de lo que se han comprometido a hacer. Parece una cuestión banal, pero es esencial. Jana Wachsmuth comenta: «Hay que fijar un objetivo común a alcanzar en un plazo de dos semanas». Una vez hecho, los miembros de cada equipo pueden trabajar de forma autónoma, es decir, pueden buscar soluciones poniendo en práctica los conocimientos personales. Cada miembro tiene la potestad de decidir cómo hacerlo. Estas son las grandes ventajas de la metodología Agile: la libertad de ideas, la creatividad, la diversión y la posibilidad de buscar un enfoque innovador que no habrías encontrado en un entorno de trabajo más restrictivo.
Durante mucho tiempo, los consultores SAP no formaban parte del mundo Agile. No tenían contacto con esta metodología y no asistían a las reuniones ni tenían un rol asignado. Gracias a su integración, se produjo un cambio de mentalidad en IT. De repente, se identificaron muchos puntos coincidentes en los que nadie se había fijado antes
Jana Wachsmuth, experta en metodologías ágiles
Para llevar a cabo un cambio así, Jana recomienda contar con la ayuda de un experto en metodología Agile o con un Scrum Master. Su tarea es explicar la metodología y asegurarse de que se cumpla, recoger feedback y rectificar lo que no está funcionando.
«En nuestros equipos de desarrollo hay consultores SAP. Tienen funciones muy similares a las de los Product Owner en el mundo Agile. Por eso debemos distribuir las tareas con claridad y asegurarnos de que no haya fricciones en los puntos coincidentes», explica Jana Wachsmuth. Tanto un Product Owner como un consultor interno de SAP se comunican con las partes interesadas y realizan una consulta inicial para plantear posibles soluciones. Esto no se hace así en el método Scrum clásico. Por lo tanto, es necesario encontrar una solución adaptada. Nuestra propuesta es la siguiente: los consultores se centran en el contenido mientras que los Product Owner actúan como intermediarios con las partes interesadas. En definitiva, consultores y Product Owners trabajan codo a codo para alcanzar los primeros acuerdos con las partes interesadas y se mantienen al día de los avances, pero sin solapar sus tareas.
Inculcar a los empleados externos la metodología de trabajo Agile, invitarlos a reuniones y asignarles un rol.
Dividir las tareas principales, de modo que los métodos se puedan ajustar para cada minitarea y se puedan sacar experiencias positivas.
Contar con la ayuda de un experto en metodología Agile o con un Scrum Master para estar presente durante las primeras fases del cambio.
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