Gli acquisti indiretti rappresentano una componente strategica del procurement, ma sono spesso caratterizzati da un elevato numero di fornitori, ordini di importo contenuto e processi frammentati. Questa complessità rende più difficile garantire controllo, efficienza operativa e visibilità sulla spesa.
Questi temi sono stati al centro del webinar organizzato da Unite, Oxalys e Nevajec, che ha approfondito il ruolo della digitalizzazione e dell'integrazione tra marketplace B2B ed eProcurement nella gestione degli acquisti indiretti.
Questi temi sono stati al centro del webinar organizzato da Unite, piattaforma e marketplace europeo per il procurement, e Oxalys, che ha approfondito il ruolo della digitalizzazione e dell'integrazione tra il marketplace di Unite e le soluzioni di eProcurement nella gestione degli acquisti indiretti.
Questo articolo riprende i principali temi affrontati durante l'incontro, offrendo una riflessione su come tecnologie e modelli organizzativi possano supportare le aziende nella costruzione di processi di acquisto più efficienti, trasparenti e orientati ai dati.
La complessità degli acquisti indiretti richiede un approccio strutturato
Gli acquisti indiretti incidono sul funzionamento quotidiano delle organizzazioni, ma presentano caratteristiche che ne rendono la gestione particolarmente complessa. A differenza degli acquisti diretti, sono spesso distribuiti tra numerose categorie merceologiche, coinvolgono un elevato numero di fornitori e generano un volume significativo di richieste e ordini di importo contenuto (ma non solo).
Questa frammentazione può ridurre la visibilità sulla spesa, aumentare il carico amministrativo e rendere più difficile applicare in modo uniforme le policy di procurement. Il risultato è un processo in cui efficienza operativa e controllo rischiano di procedere su binari separati.
È proprio da questa riflessione che ha preso avvio il webinar organizzato da Unite, Oxalys e Nevajec. L'obiettivo dell'incontro è stato quello di analizzare come un approccio integrato possa aiutare le aziende a semplificare la gestione degli acquisti indiretti, migliorare la governance dei processi e valorizzare i dati generati lungo l'intero ciclo di acquisto.
Il peso invisibile della long-tail spend
Uno degli aspetti più interessanti emersi durante il webinar riguarda il modo in cui vengono gestiti gli acquisti della long-tail spend. Sebbene rappresentino una quota limitata del valore complessivo della spesa, questi acquisti concentrano un numero molto elevato di ordini, fornitori e attività operative.
Questo significa che il costo del processo può arrivare a incidere più del valore del singolo acquisto. Ogni micro-ordine richiede infatti approvazioni, verifiche, gestione del fornitore e attività amministrative che, moltiplicate per centinaia o migliaia di transazioni, assorbono tempo e risorse.
Durante il webinar è emerso anche un altro elemento: molti acquisti vengono effettuati al di fuori dei canali previsti perché gli utenti cercano semplicemente di rispondere con rapidità a un'esigenza operativa. Il cosiddetto "maverick buying" è spesso la conseguenza di processi percepiti come poco efficienti.
La sfida, quindi, non consiste nell'accelerare attività già frammentate, ma nel ripensare il processo di acquisto. Solo un modello strutturato consente di ridurre il numero di eccezioni, aumentare la visibilità sulla spesa e recuperare capacità negoziale lungo l'intera categoria di acquisto.
Marketplace ed eProcurement: come l'integrazione cambia la gestione degli acquisti indiretti
Uno dei temi centrali del webinar è stato il ruolo dell'integrazione tra marketplace B2B ed eProcurement. Più che due strumenti distinti, rappresentano due componenti di uno stesso processo, ciascuna con un ruolo specifico.
Il marketplace consente agli utenti di acquistare da un catalogo di fornitori già qualificati, con prezzi e condizioni che possono essere anche personalizzati. Questo riduce il ricorso a fornitori occasionali, limita gli acquisti fuori contratto e semplifica l'esperienza d'acquisto.
Il valore del marketplace, però, non si esaurisce nell'accesso a un catalogo centralizzato. Unite mette a disposizione anche funzionalità che migliorano la visibilità sulla spesa, la governance dei fornitori e la gestione amministrativa attraverso un modello a creditore unico. Queste capacità si integrano con le piattaforme di eProcurement, contribuendo a rendere il processo di acquisto ancora più fluido e controllato.
L'eProcurement interviene nella governance del processo. Attraverso l'integrazione con il marketplace di Unite, ogni ordine viene gestito all'interno dei workflow aziendali, mantenendo il collegamento con budget, approvazioni e controlli. In questo modo, il procurement non perde visibilità sulle transazioni e può continuare a presidiare l'intero ciclo di acquisto.
Durante il webinar è stato evidenziato come questo modello produca benefici concreti lungo tutto il processo:
Riduzione del numero di fornitori attivi grazie a un catalogo centralizzato;
Maggiore compliance, con acquisti effettuati all'interno di regole condivise;
Diminuzione delle attività manuali e delle eccezioni operative;
Integrazione con sistemi interni senza interruzioni del flusso informativo;
Disponibilità di dati strutturati per analizzare spesa, fornitori e categorie merceologiche.
L'obiettivo non è soltanto digitalizzare l'acquisto, ma costruire un processo in cui semplicità operativa e governance procedano insieme. È questo il principio alla base dell'integrazione tra il marketplace Unite e una piattaforma di eProcurement come Oxalys.
Il caso NAOS: un esempio concreto di integrazione tra Unite e Oxalys
Per mostrare l'applicazione concreta del modello presentato, durante il webinar è stato illustrato il caso di NAOS, azienda internazionale del settore dermocosmetico.
La situazione iniziale evidenziava alcune criticità ricorrenti nella gestione degli acquisti indiretti:
Elevato impegno amministrativo per l'onboarding di fornitori occasionali, anche per acquisti di importo contenuto;
Creazione manuale delle anagrafiche fornitore, con conseguente rischio di errore;
Raccolta ripetitiva della documentazione necessaria per la conformità (ad esempio Sapin II);
Visibilità limitata sulla spesa indiretta.
Per rispondere a queste esigenze è stato implementato un marketplace Unite integrato, tramite punch-out, con la piattaforma di eProcurement Oxalys. La soluzione ha consentito di accedere a un catalogo multi-fornitore attraverso un'unica interfaccia e un modello a creditore unico, mantenendo il processo di acquisto all'interno dei flussi di procurement aziendali.
Tra i risultati condivisi durante il webinar figurano:
Riduzione del tempo necessario (ore/uomo) per gestire un ordine;
100% di conformità documentale e 98% di consegne puntuali;
Diminuzione degli errori manuali grazie all'automazione del processo;
Maggiore tracciabilità delle operazioni e controllo della spesa attraverso strumenti di analisi.
Il caso NAOS mostra come l'integrazione tra marketplace Unite B2B ed eProcurement possa contribuire a semplificare la gestione degli acquisti indiretti, migliorando al tempo stesso efficienza operativa, compliance e governance del processo.
Integrare per governare davvero gli acquisti indiretti
Il webinar organizzato da Unite, Oxalys e Nevajec ha evidenziato come la digitalizzazione degli acquisti indiretti, se fatta in sinergia tra marketplace B2B e piattaforme di eProcurement rappresenti un acceleratore di efficienza, compliance e governance per le organizzazioni.
Ridurre la frammentazione, aumentare la compliance e migliorare la visibilità sulla spesa significa creare le condizioni per un procurement più efficiente e orientato ai dati. È in questa integrazione tra tecnologia, processi e governance che gli acquisti indiretti possono generare maggiore valore, riducendo tempi, costi e rischi lungo l'intero processo di acquisto.