Mon Mercateo

Toute personne ayant déjà commandé sur Mercateo dispose d'un compte client. Vous pouvez voir ci-dessous quelles sont les données que nous enregistrons dans notre système. Votre compte "Mon Mercateo" se compose des éléments suivants:

Listes d'achats - Ici, vous pouvez créer, modifier et supprimer des listes d'achats. Les listes d'achats sont utiles pour les articles que vous achetez régulièrement. Ainsi, lors de votre prochaine visite chez Mercateo, vous n'aurez plus besoin de rechercher à nouveau les articles, mais vous pourrez simplement les commander à partir de votre liste d'achats. Si votre entreprise utilise une hiérarchie d'achats et que vous êtes l'administrateur principal du compte d'entreprise, vous pouvez également autoriser vos listes d'achats pour tous les autres utilisateurs de la hiérarchie d'achats.

Historique de commandes - Vous trouverez ici un récapitulatif de toutes vos commandes et factures PDF. Vous pouvez visualiser chaque commande en détail, enregistrer la réception des marchandises, passer des commandes récurrentes, soumettre des demandes de retour/réclamation et exporter votre historique de commandes sous forme de fichier Excel, afin de pouvoir procéder à des analyses par familles de produits, centres de coûts et acheteurs.

Centres et types de coûts - Vous pouvez ajouter des centres et des types de coûts et les affecter à d'autres utilisateurs. Sur la page de confirmation de la commande, ces centres et types de coûts peuvent être affectés aux articles. Ceci vous permet de spécifier vos factures Mercateo, afin qu'elles puissent être enregistrées directement à la comptabilité de votre entreprise.

Paramètres - Spécifiez ici les droits généraux pour les autres utilisateurs de la hiérarchie d'achats, tels que l'ajout ou non de centres de coûts, de types de coûts et de numéros de commande.

Adresses - Vous obtenez ici une vue d'ensemble des données de votre entreprise, comprenant les adresses de facturation et de livraison. Vous pouvez ajouter de nouvelles adresses et modifier des adresses existantes si vous y êtes autorisé par l'administrateur du compte d'entreprise.

Profil - Votre profil se compose de votre nom, adresse e-mail et numéro de téléphone. Ici, vous pouvez modifier votre profil, changer votre mot de passe et choisir qui vous remplacera pour recevoir et répondre aux demandes d'achats en cas d'absence grâce à la délégation d'achat.

Utilisateurs/ Hiérarchie des achats - Si vous êtes l’administrateur du compte central de votre entreprise, vous visualisez tous les utilisateurs répertoriés dans votre hiérarchie de validation des achats et leurs positions dans cette hiérarchie. Un circuit d’approbation digitalisé est facile à implémenter : les utilisateurs achètent chez Mercateo et toutes les commandes sont regroupées sous un même numéro de client. Soit les commandes sont validées automatiquement selon des conditions qui ont été prédéfinies pour l'utilisateur (par exemple validation automatique des commandes jusqu’à 500€ par mois), soit les commandes sont envoyées par e-mail au supérieur hiérarchique de l’utilisateur, qui pourra les valider, les modifier ou les refuser en quelques clics.

Demandes d'achats - Vous visualisez les demandes d’achats en attente de validation d’utilisateurs situés sous votre responsabilité dans la hiérarchie de validation des achats.

Créer un compte - Seuls les clients professionnels peuvent commander sur Mercateo : entreprises privées, autoentrepreneurs, établissements publics, associations … Pour créer un compte, rendez-vous sur www.mercateo.fr, cliquez sur "Mon Mercateo" puis "Créer un compte". Vous serez automatiquement redirigé vers la page d’inscription. Remplissez tous les champs obligatoires et cliquez à nouveau sur "S’enregistrer maintenant". Après quelques minutes, vous recevrez un e-mail de confirmation avec votre numéro de client.

Supprimer un compte - Pour supprimer votre compte, veuillez contacter le service client de Mercateo. Veuillez noter que vos données telles que les listes d’achats et de commandes seront irrémédiablement perdues et ne pourront plus être récupérées. En vue d’améliorer nos services, nous vous prions de nous préciser pour quelles raisons vous souhaitez supprimer votre compte.

Connectez-vous à "Mon Mercateo" et accédez à l’onglet "Profil" pour visualiser vos données personnelles.

Modifier son profil - Cliquez sur "Modifier son profil" pour modifier votre civilité, votre nom, votre adresse e-mail et votre numéro de téléphone. Après avoir effectué les modifications, cliquez sur "Enregistrer".

Changer le mot de passe - Pour changer votre mot de passe, cliquez sur "Changer le mot de passe". Entrez votre ancien et votre nouveau mot de passe et cliquez sur "Enregistrer".

Créer ou supprimer une délégation d'achat - En cas d’absence prolongée, vous pouvez définir un délégataire qui pourra valider vos demandes d’achats à votre place. Tous les utilisateurs de votre compte peuvent être spécifiés en tant que délégataire. Cliquez sur "Créer une délégation d’achat" dans votre profil et choisissez l’utilisateur concerné. La personne spécifiée sera automatiquement informée qu’elle a été désignée comme délégataire, et également dès qu’une nouvelle demande d’achat sera à valider dans votre compte. En cliquant sur "Mettre fin à la délégation d’achat", vous pouvez supprimer la délégation d’achat : l’utilisateur concerné n’en sera pas informé automatiquement.

Connexion - Allez sur www.mercateo.fr et cliquez sur "Mon Mercateo" puis sur "Identifiez-vous". Vous serez automatiquement redirigé(e) vers la page de connexion. Vous pouvez ensuite accéder à votre compte personnel Mercateo.

Echec de connexion ? - Assurez-vous que votre nom d’utilisateur et votre mot de passe ont été saisis correctement. Si vous ne parvenez toujours pas à vous connecter ou si vous avez oublié vos identifiants, cliquez simplement sur "Vous avez oublié vos identifiants ?" puis entrez votre adresse e-mail et cliquez sur "Envoyer". Vous recevrez un e-mail avec un lien pour réinitialiser votre mot de passe.

Déconnexion - Depuis votre compte, cliquez sur "Mon Mercateo" puis sur "Se déconnecter". Si vous n’arrivez pas à vous déconnecter, essayez de supprimer vos cookies (option dans votre navigateur Internet). Si cela échoue toujours, veuillez contacter le service client de Mercateo.

Connectez-vous à "Mon Mercateo". Accédez à l’onglet "Profil" pour visualiser vos données personnelles et cliquez sur "Changer le mot de passe". Entrez votre ancien et votre nouveau mot de passe et cliquez sur "Enregistrer". Votre mot de passe a maintenant été changé.

Créer ou modifier les adresses - Si vous êtes l'administrateur du compte ou si vous avez les autorisations nécessaires, vous pouvez créer ou modifier des adresses. Connectez-vous à "Mon Mercateo", allez dans l'onglet "Adresses" et cliquez sur "Nouvelle adresse" pour créer une nouvelle adresse. Pour une adresse existante, cliquez sur les trois points bleus pour modifier l'adresse. Votre adresse de facturation est différente de votre adresse de livraison ? Saisissez donc deux adresses différentes et précisez sous "Type d'adresse" s'il s'agit d'une adresse de facturation ou de livraison. Veuillez vérifier attentivement les détails de votre adresse et cliquez sur "Enregistrer" après avoir effectué les changements.

Autre adresse e-mail de la comptabilité - Si vous disposez d'une adresse e-mail centrale pour la réception des factures (par exemple votre comptabilité), saisissez cette adresse e-mail sous "Autre adresse e-mail de la comptabilité". Si vous laissez ce champ vide, les utilisateurs recevront eux-mêmes les factures et les rappels de paiement pour leurs commandes. Vous pouvez saisir une adresse e-mail différente par adresse de livraison.

Préciser le contact - Pour chaque adresse, vous pouvez éventuellement saisir un contact. Si aucun contact n'a été indiqué, alors l'utilisateur sera automatiquement le destinataire des e-mails.

Attribuer des adresses aux utilisateurs - Allez dans l'onglet "Adresses" et cliquez sur les trois points bleus situés à côté de l'adresse concernée. Sélectionnez maintenant "Ajouter un utilisateur" et définissez quels utilisateurs peuvent utiliser cette adresse.

Ajouter un centre ou un type de coût - Connectez-vous à "Mon Mercateo" et allez dans les onglets "Centres de coûts" et "Types de coûts" pour ajouter, supprimer ou attribuer aux utilisateurs des centres ou types de coûts. Si vous souhaitez ajouter un grand nombre de centres ou types de coûts, vous pouvez également les télécharger via un fichier texte (*.txt) ou un fichier Excel (*.xls). Entrez un centre de coût par ligne dans le fichier et utilisez jusqu'à 50 caractères par ligne.

Attribuer des centres ou types de coûts aux utilisateurs - Cliquez sur les trois points bleus du centre ou du type de coût concerné, sélectionnez "Attribuer", puis choisissez "Ajouter un utilisateur". Sélectionnez maintenant les utilisateurs qui peuvent utiliser ce centre ou ce type de coût.

Centres ou types de coûts obligatoires - Connectez-vous à "Mon Mercateo" et allez dans l'onglet "Paramètres". Cochez la case à côté de "Les centres de coûts sont un champ obligatoire pour toute commande" et/ou "Les types de coûts sont un champ obligatoire pour toute commande" et cliquez sur "Enregistrer".

N° de commande obligatoire - Pour rendre les numéros de commande obligatoires pour toutes les commandes et tous les utilisateurs, connectez-vous à "Mon Mercateo" et allez dans l'onglet "Paramètres". Cochez la case « Les utilisateurs doivent avoir un numéro de commande client individuel" et cliquez sur "Enregistrer".

Ajouter un n° de commande à votre commande - Au niveau de la prévisualisation de votre commande, vous pouvez ajouter un numéro de commande interne comme référence. Pour ce faire, saisissez votre numéro de commande sous "Vos données optionnelles" et inscrivez votre numéro de commande dans le champ "Votre n° de commande" pour ensuite cliquer sur "Envoyer la commande". Le numéro que vous avez saisi se trouve dans tous les documents concernant la commande dont la facture et dans l'historique de vos commandes.

Connectez-vous à "Mon Mercateo" et allez dans l'onglet « Liste d'achats ». Ici, vous pouvez créer, modifier et supprimer des listes d'achats et ajouter des articles de vos listes d'achats directement dans le panier. Si vous êtes l'administrateur principal du compte d'entreprise, vous pouvez également valider vos listes d'achats pour tous les autres utilisateurs de la hiérarchie des achats.

Connectez-vous sur "Mon Mercateo" et allez sur l'onglet "Utilisateurs" pour visualiser et gérer tous les utilisateurs dans votre hiérarchie des achats.

Ajouter des utilisateurs et créer une hiérarchie des achats - Cliquez sur "Nouvel utilisateur". Sur la page suivante, entrez les données et cliquez sur "Enregistrer". L'utilisateur reçoit toutes les données d'accès par e-mail et est placé directement en-dessous de vous dans la hiérarchie des achats. Glissez-déposez maintenant l'utilisateur à l'endroit souhaité ou cliquez sur le nom de l'utilisateur et sélectionnez un nouveau validant.

Supprimer des utilisateurs - Cliquez sur les trois points bleus à côté du nom de l'utilisateur et sélectionnez "Supprimer". Si vous confirmez ce choix, l'utilisateur n'a plus accès à votre compte d'entreprise. Les utilisateurs placés sous cet utilisateur supprimé dans la hiérarchie des achats sont automatiquement affectés à l'utilisateur directement placé au-dessus de celui qui a été supprimé.

Déplacer les utilisateurs - Cliquez sur "Hiérarchie" dans le coin supérieur droit et glissez-déposez les utilisateurs à la position souhaitée ou cliquez sur le nom d'utilisateur et sélectionnez un nouveau validant.

Attribuer des adresses - Dans l'onglet "Utilisateurs", cliquez sur les trois points bleus situés à côté du nom de l'utilisateur et sélectionnez "Administrer". Au niveau des "Adresses", vous pouvez sélectionnez les adresses de facturation et de livraison que l'utilisateur peut utiliser. Si vous voulez attribuer une adresse à plusieurs utilisateurs, allez dans l'onglet principal "Adresses" et cliquez sur les trois points bleus situés à côté de l'adresse. Sélectionnez "Attribuer" et ajoutez les utilisateurs concernés en sélectionnant "Ajouter un utilisateur".

Attribuer les centres et types de coûts - Dans l'onglet "Utilisateurs", cliquez sur les trois points bleus à côté du nom de l'utilisateur et sélectionnez "Administrer". Sélectionnez ensuite "Allocation des coûts" et "Centres ou types de coûts". Vous sélectionnez ici les centres et les types de coûts que l'utilisateur peut utiliser. Si vous souhaitez attribuer des centres et des types de coûts à plusieurs utilisateurs, allez dans les onglets principaux "Centres de coûts" et "Types de coûts" et cliquez sur les trois points bleus situés à côté d'un centre de coûts ou d'un type de coûts (ex : IT ou Marketing/Fournitures de bureau ou Accessoires IT). Sélectionnez ensuite "Attribuer" et ajoutez les utilisateurs en cliquant sur "Ajouter un utilisateur".

Attribuer le budget et les conditions de validation - Dans l'onglet "Utilisateurs", cliquez sur les trois points bleus à côté du nom de l'utilisateur et sélectionnez "Administrer". Sélectionnez ensuite "Règles de validation". Vous définissez ici si les commandes doivent toujours être approuvées manuellement ou automatiquement ou alors selon des restrictions définies (en fonction d'un certain budget par commande, produit , mois, trimestre et/ou an). En cas d'approbation manuelle ou de dépassement de budget, l'utilisateur validant reçoit la demande d'achat par e-mail et peut la valider ou la rejeter.

Créer des adresses, des centres/types de coûts et donner accès aux utilisateurs - Dans l'onglet "Utilisateurs", cliquez sur les trois points bleus à côté du nom de l'utilisateur et sélectionnez "Administrer". Sélectionnez ensuite "Gestion des droits". Cochez la case à côté des droits que l'utilisateur peut avoir et cliquez sur "Enregistrer".

Valider toutes les réceptions de commande - Dans l'onglet "Utilisateurs", cliquez sur les trois points bleus à côté du nom de l'utilisateur et sélectionnez "Administrer". Cliquez ensuite sur "Gestion des droits", puis cochez la case "valider toutes les réceptions de commandes" et cliquez enfin sur "Enregistrer". L'utilisateur voit maintenant dans l'historique des commandes toutes les commandes de tous les utilisateurs de votre compte d'entreprise. Il peut confirmer la réception de la marchandise et ainsi informer automatiquement la comptabilité et les donneurs d'ordre.

Gestion des vues - Dans l'onglet "Utilisateurs", cliquez sur les trois points bleus à côté du nom de l'utilisateur et sélectionnez "Administrer". Cliquez ensuite sur "Gestion des vues". Vous sélectionnez ici la vue de l'utilisateur sur l'assortiment qu'il sera autorisé à commander.

Confirmer ou rejeter les demandes d'achats - Connectez-vous à "Mon Mercateo" et allez dans l'onglet "Demandes d'achats" pour valider ou rejeter une demande d'achat. Avant de valider une demande d'achat, cliquez sur "Modifier" pour modifier l'adresse de livraison, le numéro de commande, le centre ou type de coûts. Si vous rejetez une demande d'achat, veuillez en indiquer la raison dans le champ Commentaire sur la demande d'achat. Le demandeur d'achat est automatiquement informé si la commande est validée, modifiée ou rejetée. Si une commande a été rejetée, le demandeur d'achat peut cliquer sur "Demande de modification de commande" dans l'e-mail de refus et corriger la demande d'achat, afin de lui permettre d'entrer à nouveau dans le processus de validation.

Valider ou rejeter des demandes d'achats en cas d'absence - En cas d'absence (maladie, congé), vous pouvez définir un suppléant pour répondre aux demandes d'achats. Connectez-vous à "Mon Mercateo", allez vers "Profil" et cliquez sur "Créer une délégation d'achat". Sélectionnez un utilisateur et il recevra automatiquement toutes les demandes d'achats qui vous sont destinées.

Demandes d'achats en attente de validation à un niveau inférieur dans la hiérarchie des achats - Vous pouvez également visualiser, traiter, valider ou rejeter les demandes d'achats qui attendent l'approbation d'un autre utilisateur situé à un niveau inférieur dans votre hiérarchie d'achats. Ceci est utile en cas d'absence imprévue du validant initial. Déplacez le curseur sur le 'i' pour visualiser le nom du validant. Il recevra des mises à jour par e-mail sur vos actions pour ses demandes d'achats.

Hiérarchie pour la validation des demandes d'achats - Pour chaque utilisateur, il est possible de décider si les demandes d'achats doivent être approuvées manuellement ou automatiquement en fonction d'un certain budget. Si vous avez plusieurs utilisateurs dans la hiérarchie, c'est vous qui avez la main sur le budget autorisé pour leurs demandes d'achats. Si ces commandes dépassent le budget que vous avez autorisé, alors elles sont automatiquement soumises à l'utilisateur suivant situé à un niveau supérieur dans la hiérarchie des achats et c'est à ce dernier qu'incombe la responsabilité budgétaire maximale. Il est donc possible qu'une demande d'achat soit traitée par plusieurs validants.

Connectez-vous à "Mon Mercateo" et allez vers "Historique de vos commandes". Vous trouverez ici une vue d'ensemble de toutes vos commandes et, si vous y êtes autorisé, de l'ensemble des commandes de tous les utilisateurs de votre compte d'entreprise. Vous confirmez la réception de la marchandise et informez ainsi automatiquement votre comptabilité et (à un point de réception central) l'acheteur. Pour cela, cliquez sur le bouton vert situé à l'extrême droite de votre commande dans l'historique de vos commandes pour confirmer la réception de la marchandise. Votre comptabilité recevra automatiquement une notification de réception de la marchandise si vous avez inscrit dans "Informations sur l'adresse" (onglet "Adresses") l'adresse de la comptabilité au niveau de "Autre adresse e-mail de la comptabilité".

Pour autoriser un utilisateur à valider toutes les réceptions de commandes, il vous suffit d'aller dans l'onglet "Utilisateurs" et de cliquer sur les trois points bleus situés à côté du nom de l'utilisateur. Sélectionnez ensuite "Administrer" puis "Gestion des droits" et cochez la case "valider toutes les réceptions de commmandes" avant de cliquer sur "Enregistrer".

Attention :

Votre comptabilité ne sera informée que si vous avez inscrit, pour chaque adresse de facturation, l'adresse e-mail de la comptabilité dans le champ "Autre adresse e-mail de la comptabilité".

L'analyse des commandes n'est possible que si vous avez un profil Multi-utilisateurs. Connectez-vous à "Mon Mercateo" et allez dans l'onglet "Historique de vos commandes". Vous verrez maintenant une vue d'ensemble de toutes les commandes que vous avez passées vous-même ou qui ont été placées dans la hiérarchie par les utilisateurs situés en-dessous de vous. Vous pouvez exporter l'historique des commandes sous forme de fichier XLS ou CSV, afin de pouvoir procéder à des évaluations par famille de produits, par centre de coûts, par donneur d'ordres... Choisissez une période souhaitée (max. 1 an) et cliquez sur le bouton "Exporter". Le fichier Excel avec l'historique de vos commandes s'ouvrira alors.

Seuls les utilisateurs eux-mêmes peuvent avoir accès aux informations personnelles qu'ils saisissent dans leur profil. Les informations que vous fournissez à Mercateo seront traitées de façon confidentielle et ne seront pas communiquées à des tiers.

Sur la page d'accueil de Mercateo, cliquez sur le bouton vert "S'identifier", puis sur "Vous avez oublié vos identifiants ?". Sur la page suivante, vous pouvez entrer votre adresse e-mail. Cliquez sur "Envoyer" et vous recevrez un e-mail avec votre nom d'utilisateur et un lien pour réinitialiser votre mot de passe.

Certains paramètres du compte ne sont visibles que par l'administrateur du compte. Cependant, il a la possibilité de rendre certains paramètres visibles pour les utilisateurs par activation manuelle.

La hiérarchie des achats définit le budget et les conditions de validation pour chaque utilisateur. Si le budget autorisé est dépassé ou si les conditions définies ne sont pas respectées, alors l'utilisateur suivant situé à un niveau supérieur dans la hiérarchie des achats doit approuver la demande d'achat.

Il est possible d'avoir plusieurs validants pour une demande d'achat lorsqu'un certain budget a été mis à disposition pour les demandes d'achats et qu'il a été dépassé par des utilisateurs situés à un niveau inférieur dans la hiérarchie des achats. Il est alors nécessaire que l'utilisateur suivant situé à un niveau supérieur dans la hiérarchie des achats valide à nouveau ces demandes d'achats et le budget autorisé.