Ressourcen freisetzen – so nutzt VINCI Energies Unite im Einkauf

Flaschenhälse öffnen, Einkauf dezentralisieren

Das Unternehmensnetzwerk wächst rasant. VINCI Energies integriert regelmäßig neue Firmen oder eröffnet neue Niederlassungen. Allein in Deutschland beschäftigt VINCI Energies rund 15.000 Mitarbeitende und ist an 357 Standorten vertreten. Dezentralität sei ein Schlüssel zum Geschäftserfolg, sagt Jürgen Selig, Leiter Einkauf Transmission & Transformation/Einkaufskoordinator VED-I&I bei Omexom, dem Energieinfrastruktur-Zweig von VINCI Energies. Der Einkauf ist da keine Ausnahme.

Etwa 200 Einkaufsverantwortliche sind bundesweit in 357 sogenannten Business Units verteilt, also GmbHs der Gruppe oder Niederlassungen, die ein eigenständig funktionierendes Unternehmen darstellen. Sie verantworten jährlich etwa 800 Millionen Euro Einkaufsvolumen und kümmern sich um Verhandlungen mit Lieferanten und um die strategische Beschaffung diverser Bedarfe wie z.B.  Transformatoren oder Kabel. Der operative Einkauf von Randbedarfen und C-Teilen gehört nicht mehr zu ihren hauptsächlichen Aufgaben im Arbeitsalltag. Früher war das einmal so, „da gab es für jeden Schreibtisch eine Anfrage beim Einkauf“, so Jürgen Selig.

Operative Arbeit abgeben, mehr Zeit für Strategisches

Heute dürfen Mitarbeitende innerhalb einer Wertgrenze selbst bestellen, was sie benötigen. Dafür greifen die Bedarfsanforderer zuerst auf verhandelte Kataloge im Konzmann-Tool im SAP-System zurück. Alles, was sie dort nicht finden, suchen sie auf dem Mercateo Marktplatz von Unite. „Auf dem Mercateo Marktplatz haben wir Preistransparenz und sparen uns eine lange Recherche“, sagt Selig.

Freigaberegeln sind im SAP-System hinterlegt und meist an Teamleiter*innen oder Abteilungsleiter*innen geknüpft. So muss der Einkauf nur noch selten einbezogen werden. Unite ist über eine OCI-Schnittstelle direkt ans hauseigene SAP-System angebunden. Bestellungen werden nahtlos ins SAP übernommen, die Nutzer*innen blieben auf dem bekannten Beschaffungsweg.

„Das bringt uns insgesamt eine deutliche Entlastung und wir sparen Ressourcen und Prozesskosten, wenn sich ein Kollege oder eine Kollegin beispielsweise die Kaffeemaschine oder den Bürostuhl nach einem vorgegebenen Budget einfach selbst aussucht und bestellt.“ Mehr als 3000 Bestellungen liefen 2023 über den Mercateo Marktplatz von Unite.