VINCI Energies: So wurde wertvolle Ressourcen im Einkauf frei

Neuer Name, gleiche Erfolgsgeschichten

Diese Success Story entstand als Unite noch Mercateo hieß, weshalb darin Verweise auf unseren ehemaligen Markennamen enthalten sind. Unser Name hat sich zwar geändert, wir bieten Ihnen aber die gleichen smarten Produkte und Features, über die Sie hier mehr erfahren.

Die Erfolgsgeschichte im Überblick

Herausforderungen

Prozesskosten sind zu hoch.
Operativer Einkauf von Randbedarfen ist zeitaufwendig und blockiert Ressourcen im Einkauf.
Einkaufsprozess soll trotz verzweigter Unternehmensstruktur einheitlich laufen.
Es braucht eine skalierbare Lösung, die mit dem Unternehmen mitwächst.
Datenfluss von Bestellung bis Rechnung soll automatisiert und fehlerfrei laufen.

Ergebnisse

Mehr als 3000 Bestellungen laufen jährlich über Unite - ohne, dass der Einkauf einbezogen werden muss.
Mitarbeitende bestellen innerhalb einer Wertgrenze ihre Randbedarfe selbst.
Die Einkaufsabteilung wurde deutlich entlastet.
Bestellungen werden nahtlos ins SAP-System übernommen, es gibt keine blinden Flecken im Datenverlauf.
Nutzende sind zufrieden, weil sie selbst ihre Bedarfe auswählen und bestellen können.

Die Lösungen

Mercateo Marktplatz: die neue Anlaufstelle für indirekte Bedarfe.
Das Mercateo Procurement Portal sorgt für effiziente, benutzerfreundliche P2P-Prozesse.
Bestellungen über Mercateo laufen über nur einen Kreditor..
Über die OCI-Schnittstelle werden Übertragungsfehler bei der Datenweitergabe vermieden

Flaschenhälse öffnen, Einkauf dezentralisieren

Das Unternehmensnetzwerk wächst rasant. VINCI Energies integriert regelmäßig neue Firmen oder eröffnet neue Niederlassungen. Allein in Deutschland beschäftigt VINCI Energies rund 15.000 Mitarbeitende und ist an 357 Standorten vertreten. Dezentralität sei ein Schlüssel zum Geschäftserfolg, sagt Jürgen Selig, Leiter Einkauf Transmission & Transformation/Einkaufskoordinator VED-I&I bei Omexom, dem Energieinfrastruktur-Zweig von VINCI Energies. Der Einkauf ist da keine Ausnahme.

Etwa 200 Einkaufsverantwortliche sind bundesweit in 357 sogenannten Business Units verteilt, also GmbHs der Gruppe oder Niederlassungen, die ein eigenständig funktionierendes Unternehmen darstellen. Sie verantworten jährlich etwa 800 Millionen Euro Einkaufsvolumen und kümmern sich um Verhandlungen mit Lieferanten und um die strategische Beschaffung diverser Bedarfe wie z.B. Transformatoren oder Kabel. Der operative Einkauf von Randbedarfen und C-Teilen gehört nicht mehr zu ihren hauptsächlichen Aufgaben im Arbeitsalltag. Früher war das einmal so, „da gab es für jeden Schreibtisch eine Anfrage beim Einkauf“, so Jürgen Selig.

Vinci Energies Mitarbeitende auf einem Strommast — VINCI Energies ist spezialisiert auf Planung und Umsetzung von Energieinfrastruktur.

Operative Arbeit abgeben, mehr Zeit für Strategisches

Heute dürfen Mitarbeitende innerhalb einer Wertgrenze selbst bestellen, was sie benötigen. Dafür greifen die Bedarfsanforderer zuerst auf verhandelte Kataloge im Konzmann-Tool im SAP-System zurück. Alles, was sie dort nicht finden, suchen sie auf dem Mercateo Marktplatz von Unite. „Auf dem Mercateo Marktplatz haben wir Preistransparenz und sparen uns eine lange Recherche“, sagt Selig.

Freigaberegeln sind im SAP-System hinterlegt und meist an Teamleiter*innen oder Abteilungsleiter*innen geknüpft. So muss der Einkauf nur noch selten einbezogen werden. Unite ist über eine OCI-Schnittstelle direkt ans hauseigene SAP-System angebunden. Bestellungen werden nahtlos ins SAP übernommen, die Nutzer*innen blieben auf dem bekannten Beschaffungsweg.

„Das bringt uns insgesamt eine deutliche Entlastung und wir sparen Ressourcen und Prozesskosten, wenn sich ein Kollege oder eine Kollegin beispielsweise die Kaffeemaschine oder den Bürostuhl nach einem vorgegebenen Budget einfach selbst aussucht und bestellt.“ Mehr als 3000 Bestellungen liefen 2023 über den Mercateo Marktplatz von Unite.

Alle Erwartungen erfüllt

2016 ergänzte VINCI Energies seine Beschaffungsumgebung um den B2B-Marktplatz Mercateo von Unite. Selig führte damals den Mercateo Marktplatz ein, um bei Einmalbestellungen von Randbedarfen lange Suchen nach geeigneten Lieferanten zu reduzieren, Prozesskosten zu sparen und gleichzeitig interne Kunden zufrieden zu stellen.

Darüber hinaus sollte die Kreditorenanzahl verringert und ein C-Teile-Einkauf zu wettbewerbsfähigen Preisen sichergestellt werden. Das alles ist mit dem Mercateo Marktplatz genauso eingetreten. Um den operativen Einkauf von Randbedarfen muss er sich keine Sorgen machen, denn alle Leitplanken für einen effizienten Prozess sind aufgestellt, die Abläufe bei allen Anwender*innen etabliert und alle Lieferanten auf Mercateo vorgeprüft.

Er und sein Team gewinnen dadurch, was sie am dringendsten brauchen: Zeit für strategische Aufgaben: „Wir beschäftigen uns beispielsweise mit Themen rund um ESG und Compliance; mit Tools, um Lieferanten hinsichtlich Nachhaltigkeit zu bewerten, für Reportings und Supplier Management für unsere 10.000 Lieferanten“, sagt der Einkaufsleiter. Bis 2030 will VINCI Energies seine Scope-3-Emissionen, also alle indirekten Emissionen in der Wertschöpfungskette, um 20 Prozent reduzieren. Angesichts dieser Aufgaben ist Selig froh, dass der operative Einkauf von indirekten Bedarfen reibungslos läuft.

International wachsen - Lösung mitnehmen

Weil die Lösung überzeugt, soll sie auch für weitere europäische Standorte des Unternehmens intensiver integriert werden. „Wir haben das Potenzial von Unite und Mercateo aber für uns noch nicht ausgeschöpft – insbesondere in anderen europäischen Ländern sehen wir da noch viele Möglichkeiten“, so der Einkaufsleiter. VINCI Energies wächst und Unite bleibt an seiner Seite. Unite ist in 12 europäischen Ländern vertreten und setzt regelmäßig internationale Projekte um. Sei es die Implementierung des Mercateo Marktplatzes oder die Integration von eigenen Lieferanten und Angeboten zu individuell verhandelten Preisen. Mit Unite können Unternehmen Ihren indirekten Einkauf digital und prozesseffizient so gestalten, wie sie ihn brauchen – in Deutschland und darüber hinaus.

Über VINCI Energies

Gründungsjahr: 1984
Branche: Energie und Versorgung
Umsatz: 19,3 Mrd. gesamt; 3,3 Mrd. in DE
Mitarbeiterzahl: 97.000 weltweit, etwa 15.700 Experten in Deutschland
Standorte: in 61 Ländern präsent, 357 Business Units in Deutschland

Sie möchten mehr erfahren?

Wir beraten Sie gern in einem persönlichen Termin, wie Sie Ihren Einkauf mithilfe von Unite optimieren können.

Kontakt aufnehmen

Ressourcen freisetzen – so nutzt VINCI Energies Unite im Einkauf