Mehr Auswahl, weniger Freitexte - So wurde Versicherer ERGO lästige Sonderfälle los

Mehr Sortiment im eigenen System anbieten

„Um Freitextbestellungen zu verringern, haben wir beschlossen, einen Marktplatz anzubinden und damit das verfügbare Sortiment im System zu vergrößern“, erklärt Kolbe. Je mehr Auswahl die internen Kunden und Anforderer in vorhandenen Katalogen haben, desto weniger Sonderwünsche auf Umwegen – so der Plan. ERGO hat sich für den Mercateo Marktplatz von Unite entschieden. Hier sind mehr als 25 Millionen Artikel hauptsächlich im C-Teile-Bereich zu finden und das Freitextproblem damit mit einem Mal nahezu erschlagen. „Wir haben eine möglichst hochautomatisierte Lösung mit einer vollautomatischen Schnittstelle und einer großen Sortimentsvielfalt gesucht, die sich außerdem mit unseren Unternehmensrichtlinien vereinbaren lässt“, sagt die Process Designerin. Mit dem Mercateo Marktplatz nutzen Anwender von der Anforderung über Bestellung bis zur Abrechnung eine Plattform aus einem Guss, mit einer zentralen Suche, einem Ansprechpartner, einem Kreditor. Damit wird ein einheitlicher Beschaffungsprozess etabliert, der manuellen Aufwand reduziert und laufende Kosten senkt. Außerdem werden Ausgaben transparenter und auswertbar.

Marktplatz direkt ins eigene System integriert

Der Mercateo Marktplatz ist via cXML-Schnittstelle angebunden und wird über Punch-Out genutzt. Die Anforderer füllen ihren Warenkorb auf Mercateo und nehmen ihn dann mit ins eigene System. Sie kommen also immer wieder zurück zu ihrem gewohnten Beschaffungsweg mit der ihnen bekannten Systemoberfläche – ein großer Vorteil bei der Einführung einer neuen Lösung. „Die Vorteile waren sofort erkennbar, nachdem auf die cXML-Schnittstelle umgestellt wurde“, so Kolbe. Bei ERGO greift sowohl der Bereich Central Procurement als auch jeder interne Kunde als Anforderer auf den Mercateo Marktplatz zu und kauft nahezu in allen Kategorien, was im Unternehmen gebraucht wird – in erster Linie Bürobedarf, Lagerausstattung, Elektronik, Werkzeugtechnik und Arbeitsschutz.

Neben einer vollautomatischen Marktplatzlösung ist auch die Rechnungsabwicklung via cXML-Schnittstelle angebunden. Auf diese Weise hat ERGO die zentrale Rechnungsprüfung mit in die Automatisierung eingebunden. Die Implementierung des Mercateo Marktplatzes war von Beginn an in der hauseigenen Systemlandschaft von ERGO erfolgreich. Der Marktplatz wurde von den Anforderern sehr gut angenommen und wird seitdem sehr aktiv genutzt. Die Anzahl der vollautomatischen Bestellanforderungen wächst stetig; die Anzahl manueller Freitexte geht gegen Null. Vom Erfolg überzeugt, nutzt ERGO seit 2023 zusätzlich zum Mercateo Marktplatz die B2B-Netzwerkfunktionen von Unite und geht damit weitere wichtige Schritte zur Automatisierung der Beschaffung im Tail Spend.