Migratie op het juiste moment
Tussen begin oktober en 1 december 2022 heeft het team van DIG het inkoopsysteem van STEAG gespiegeld. Hoofd Inkoopprocessen en Performance, Klaus Merfeld legt uit: “Daarvoor moesten we onze hele database kopiëren en al onze mappings opnieuw maken.” Nu kunnen bestellingen eenvoudig worden toegewezen aan de juiste afdeling via de bedrijfscode. “Dit is een belangrijk detail aangezien verschillende stakeholders betrokken zijn bij de goedkeuringsprocessen. Bovendien was het mogelijk om deze processen te standaardiseren voor alle locaties.” Jörg Zöhler benadrukt daarbij hoe snel deze migratie kon worden uitgevoerd: “Dit is ongetwijfeld te danken aan de goede samenwerking tussen DIG en Unite.”
De gebruiksvriendelijke API is wat Unite onderscheidt
Klaus Merfeld twijfelt geen seconde aan zijn keuze voor de marktplaats van Unite: “We wilden hoe dan ook een OCI punch-out vermijden en het voor onze medewerkers mogelijk maken om producten rechtstreeks te zoeken in onze Power Order Shop, ons gepersonaliseerde e-procurementplatform van DIG.” Daarvoor gebruiken we de API van Unite: “De API geeft onze medewerkers eenvoudig toegang tot externe catalogi.” Volgens Jörg Zöhler is de krachtige gegevensuitwisseling een ander pluspunt: “Bestellingen kunnen nu op hetzelfde platform worden aangepast, indien nodig. We zijn daarnaast ook erg onder de indruk van de snelheid van het systeem, waardoor we moeiteloos en snel toegang hebben tot Unite’s ruim assortiment aan artikelen.” De naadloze integratie van Unite in onze Shop is een belangrijk voordeel voor STEAG, maar daar stopt het niet. “De optie voor Single Creditor was voor ons ook doorslaggevend,” zegt Jörg Zöhler. “Een centrale contactpersoon bij Unite, minder leveranciersadministratie plus de mogelijkheid om toegangen tot het assortiment te beheren: wij zijn overtuigd.” Vanwege de specifieke werkzaamheden van verschillende afdelingen, is vooral deze laatste functie cruciaal voor STEAG. Klaus Merfeld legt uit: “Wat betreft IT-artikelen of persoonlijke beschermingsmiddelen voor gezondheid en veiligheid op het werk, zijn we onderworpen aan wetten en regelgeving. Er zijn dus bepaalde artikelen die we niet via Unite mogen inkopen.” Unite en DIG hebben deze specifieke vereisten nauwkeurig geïmplementeerd.
Geoptimaliseerde tail spend
De mogelijkheid om inkoopprocessen te automatiseren bleek ook bijzonder waardevol toen de hele energiesector voor ongeziene uitdagingen stond als gevolg van de oorlog in Oekraïne. “Het aantal vrije tekstbestellingen kon aanzienlijk worden verminderd, waardoor de werklast voor onze collega’s ook afnam”, zegt Jörg Zöhler. “Hierna willen we de optie van de Unite BusinessShops met individuele assortimenten en onderhandelde prijzen bekijken.” Deze optie zal het totale inkomstenaandeel van de marktplaats waarschijnlijk nog verhogen: “Wij bieden 40 catalogi aan op ons platform, maar het merendeel van onze indirecte inkoop doen we via Unite.”
