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Exzellenz als Standard – Diesen Anspruch stellt die Holter Regelarmaturen GmbH & Co. KG auch an die Prozessoptimierung in allen Bereichen des Unternehmens. Für den Einkauf nutzt der Mittelständler die Infrastruktur von Mercateo Unite und konnte so die Prozessschritte im indirekten Einkauf reduzieren.
Das Familienunternehmen HORA ist Spezialist für die Entwicklung, Herstellung sowie den Vertrieb und Service von Regelventilen. Dazu gehören Armaturen und Antriebe für verschiedene Anwendungen in der Kraftwerkstechnik und Gebäudeautomation. Um den eigenen hohen Qualitätsanspruch umzusetzen, kommt dem Einkauf im Unternehmen eine Schlüsselrolle zu.
Als Strategischer Einkäufer befasst sich Kivanc Karakoc mit der Beschaffung von direkten Bedarfen, d. h. Bauteilen und Rohmaterialien, die für das Kerngeschäft von HORA wichtig sind. Deshalb war er anfangs etwas verwundert, als sein Chef ihn mit einer eher ungewöhnlichen Aufgabe betraute: „Bitte optimieren Sie die Beschaffung der indirekten Materialien.“
„Zu meinen täglichen Aufgaben zählt die Beschaffung von Rohmaterialien und A-Teilen, da ist Musik drin. Bei indirekten Materialien schwirrten mir sofort Aktenordner, Arbeitsschuhe und Werkzeuge durch den Kopf“, blickt Kivanc Karakoc zurück. Nach einer Bestandsaufnahme zeigte sich, dass viele Prozesse parallel abliefen. Einige Mitarbeiter gaben ihre Bedarfe über den Einkauf in Auftrag, andere bestellten in Online-Shops oder telefonisch am System vorbei. Dadurch wurden einige Bestellungen vom Einkauf nicht erfasst und konnten nach dem Wareneingang niemandem im Unternehmen zugeordnet werden.
Eine Analyse machte deutlich, dass die Bestellung eines C-Teils hohe Prozesskosten verursachte. Von der Bedarfsanforderung eines Mitarbeiters bis zum Auslösen der Bestellung und der Rechnungsprüfung mit Zahlungsausgang benötigte eine Bestellung zwölf Prozessschritte. Kivanc Karakoc: „Ich habe diesen aufwendigen Prozess bei der Bestellung von Tafelmagneten miterlebt. Am Ende mussten wir die Magnete zurücksenden, weil sie nicht den Anforderungen entsprachen.“
Der Strategische Einkäufer verglich die Prozesskosten der C-Teile- Beschaffung bei HORA mit den Prozesskosten von Best-In-Class-Unternehmen. Geholfen hat ihm dabei eine Studie des BME sowie eine Erhebung zur elektronischen Beschaffung. Das Ergebnis war ernüchternd: Die Prozesskosten waren viel zu hoch, da der Prozess der Beschaffung von C-Teilen genauso gehandhabt wurde, wie der Einkauf von A-Teilen.
Karakoc verglich ein Gussgehäuse als klassisches A-Teil mit einer Schutzbrille als beispielhaftes C-Teil. Der Beschaffungsprozess war für beide identisch und verursachte Prozesskosten in Höhe von 165 Euro. Beim 3.630;- Euro teuren Gussgehäuse macht das gerade einmal einen Anteil von 4,35 Prozent der Gesamtkosten aus. Anders stellt es sich bei der Schutzbrille dar: bei 10 Euro Einkaufspreis ergeben sich 94,29 Prozent. „Nicht die einzelnen Artikelpreise der indirekten Materialien waren das Problem, sondern die Prozesskosten“, berichtet Kivanc Karakoc.
„Wenn man bedenkt, dass wir pro Jahr fast 2.000 Bestellungen für indirekte Bedarfe bei über siebzig Lieferanten auslösen mit über 6.600 Bestellpositionen, sind die Prozesskosten ein enormer Kostentreiber.“
Kivanc Karakoc, Strategischer Einkäufer, Holter Regelarmaturen GmbH & Co. KG
Die Optimierungspotenziale lagen auf der Hand. „Wenn man bedenkt, dass wir pro Jahr fast 2.000 Bestellungen für indirekte Bedarfe bei über siebzig Lieferanten auslösen mit über 6.600 Bestellpositionen, sind die Prozesskosten ein enormer Kostentreiber.“ Die Einkaufsprozesse mussten standardisiert werden. Letztendlich sollte auch der hohe administrative Aufwand bei jeder Bestellung minimiert werden. „Wir wollten unsere Prozesse einfacher und effizienter gestalten, um somit mehr Transparenz im gesamten Unternehmen zu schaffen“, erklärt Karakoc.
Die zuvor zwölf Prozessschritte einer Bestellung konnten durch die Einführung von Mercateo Plattformen auf fünf Schritte reduziert werden. Diese laufen jetzt zugleich vereinfacht und teilweise automatisiert. „Somit haben wir eine Zeitersparnis von über 40 Prozent im Beschaffungsprozess erreicht“, erklärt Kivanc Karakoc. Der Regelarmaturenhersteller hat so seine Prozesse digitalisiert und klare Strukturen geschaffen.
Damit die neue elektronische Beschaffung von allen akzeptiert wird, war es Kivanc Karakoc wichtig, die HORA-Mitarbeiter frühzeitig mit ins Boot zu holen und von der Lösung zu überzeugen: „Man muss die anfordernden Personen begleiten und ihnen das System auch mal live zeigen. Das erhöht die Akzeptanz im Unternehmen ungemein“. Für die Implementierungsphase gründete HORA sogar eine Projektgruppe aus IT, Logistik und Einkauf. „Die Mitarbeiter der verschiedenen Abteilungen sorgten automatisch für das interne Marketing und trugen die neue Lösung in ihr Team. Das hatte für uns den Vorteil, dass frühzeitig ein Austausch dazu stattfand und wir auch ehrliches Feedback erhielten.“
Durch das einheitliche System hat HORA eine Kompetenzverschiebung auf den Bedarfsanforderer erreicht. „Der Einkauf hat einen weiteren wichtigen Schritt zum Partner im Unternehmen gemacht und trägt maßgeblich zur Wertschöpfung bei“, erläutert Karakoc. Der strategische Einkauf schafft für die Bedarfsanforderungen die Rahmenbedingungen in Form der Mercateo Plattformen. Somit wird jeder Mitarbeiter automatisch zum operativen Einkäufer. Für die Zukunft plant Karakoc weitere Prozesse über die Plattform abzuwickeln, wie die Beschaffung von Arbeitskleidung oder Hotelbuchungen.
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Exzellenz als Standard - HORA präsentiert sich als ein konzernunabhängiges mittelständisches Familienunternehmen, das spezifische Kundenbedürfnisse mit zwei Geschäftsbereichen bedient: Power Technology mit dem Fokus Kraftwerkstechnik und Flow Control mit der Ausrichtung auf Gebäudetechnik und Industrieautomation. Nationale Marktgrenzen haben wir längst hinter uns gelassen. Ein Exportanteil von 65 Prozent unterstreicht das. Im In- und Ausland erlangt das Markenzeichen HORA immer mehr an Gewicht.
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