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Geschenkerichtlinie von Unite

Präambel

Diese Geschenkerichtlinie stellt die Basis für eine faire und partnerschaftliche Zusammenarbeit dar und gilt für alle Geschäftspartner von Unite und deren verbundene Unternehmen insbesondere die Mercateo-Gesellschaften (im Folgenden: Unite) und ihre Beschäftigten.

Unite setzt auf langfristige, nachhaltige und persönliche Beziehungen zu all ihren Geschäftspartnern. Ein fairer und partnerschaftlicher Umgang ist für uns ein Selbstverständnis und muss nicht gesondert belohnt werden. Unite handelt nach dem Grundsatz der Fairness, fördert Vielfältigkeit, schafft Vertrauen, agiert nachhaltig und setzt auf den Mut der Vordenker. Um insbesondere den Unternehmenswerten „Fairness“ und „Vertrauen“ gerecht zu werden und unternehmensweit in einem Compliance-Management zu bekräftigen, hat Unite diese Richtlinie verabschiedet. Diese Richtlinie eröffnet die Möglichkeit zum Austausch von gesellschaftlich üblichen Höflichkeiten und angemessenen Geschenken, die als Aufmerksamkeiten dem partnerschaftlichen Verhältnis dienen. Gleichwohl soll hiermit eine persönliche Abhängigkeit und/oder Verpflichtung bei Beschäftigten von Unite und Dritten vermieden werden.

I Begriffsdefinitionen

1 Geschenke

Als Geschenke gelten alle Zuwendungen, insbesondere Geld- oder Sachgaben, Vergünstigungen, Belohnungen oder Einladungen, die Beschäftigte in Bezug auf ihre Tätigkeit bei Unite unmittelbar oder mittelbar in ihrer Vermögenslage verbessern, ohne dass hierauf ein Anspruch besteht.

2 Aufmerksamkeiten

Aufmerksamkeiten sind gelegentliche geringwertige Sachzuwendungen, die im gesellschaftlichen Verkehr üblicherweise ausgetauscht und zu einem besonders persönlichen Anlass gewährt werden. Unter einem besonders persönlichen Anlass werden beispielsweise Hochzeiten, Geburtstage, Jubiläum o. ä. verstanden.

3 Beschäftigte

Beschäftigte i. S. d. Richtlinie sind alle Mitarbeitenden einschließlich Geschäftsleitungen und Führungskräfte von Unite, unabhängig davon, ob sie Voll- oder Teilzeit beschäftigt sind, ob sie als Selbstständige oder als studentische Hilfskraft angestellt sind oder ein Praktikum ausüben.

4 Geschäftspartner

Geschäftspartner i. S. d. Richtlinie sind sowohl potenzielle Geschäftspartner, mit denen noch kein Vertrag zustande gekommen ist, mithin man sich mit diesen noch in einer Vertragsanbahnung befindet (insbesondere Akquise an dem Messestand, Telefonate etc.), als auch Geschäftspartner, mit denen ein Vertrag besteht. Dabei ist zu berücksichtigen, dass es nicht nur Geschäftspartner des Mercateo Procurement Portals und/oder der Unite Plattform betrifft, sondern insbesondere auch Banken, Vermieter, Versicherungen und sonstige Dienstleister.

5 Amtsträger

Amtsträger i. S. d. Richtlinie sind nicht nur Beamte, sondern alle Personen, die Aufgaben der öffentlichen Verwaltung wahrnehmen sowie Abgeordnete.

II Regelungsinhalt

Diese Richtlinie regelt die ordnungsgemäße Annahme und Gewährung von Geschenken von Geschäftspartnern an Beschäftigte, sowie an Geschäftspartner von den Beschäftigten. Geschenke sind ausschließlich an die Geschäftsadresse des Empfängers zu richten.

1 Geschenke von Geschäftspartnern

Grundsätzlich ist es gestattet, Geschenke von Geschäftspartnern bis zu einer Höhe von 50 € anzunehmen. Dabei ist in jedem Falle die Personalabteilung zu informieren, um der daraus erwachsenden steuerlichen Verpflichtung nachkommen zu können. Die Versteuerung wird von Unite als Arbeitgeber getragen.

2 Geschenke an Geschäftspartner

Jegliche Geschenke sollen dem Anlass entsprechend angemessen sein. Sie sollen nur aus gesellschaftlicher Gepflogenheit, Höflichkeit oder als Zeichen der Wertschätzung bereitgestellt werden. Geschenke an Geschäftspartner sollen niemals den Zweck verfolgen, die Auswahl von Unite als potenziellen Geschäftspartner zu beeinflussen oder gar zu erzwingen.

Beispiele für angemessene Geschenke sind:

  • Geschenke für Feiertage, darunter Weihnachten, Ostern und andere ähnliche Events

  • Geschenke, um bestimmte Events, wie etwa Firmenjubiläum, Einweihung oder dergleichen in Erinnerung zu bringen

3 Geschenke an Amtsträger

Amtsträger sind in ihrer Funktion dem Allgemeinwohl verpflichtet. Um dieser Funktion uneingeschränkt nachgehen zu können, darf ihre Unabhängigkeit nicht in derart in Frage gestellt werden, als dass ihnen Geschenke insbesondere Einladungen angeboten werden, ohne sie vorher ausdrücklich zu befragen, ob es ihnen gestattet ist, sie anzunehmen. In Zweifelsfällen ist von Geschenken und insbesondere Einladungen abzusehen.

4 Geldgaben und Gutscheine

Geldgaben, Gutscheine oder dergleichen Vergünstigen, wie beispielsweise sog. „Cashback-Gutscheine“ sind in jedem Falle ausgeschlossen, unabhängig ihres Wertes.

Weiter sind nicht gestattet:

  • Darlehen

  • Rabatte auf den persönlichen Warenbezug

  • Kostenlose oder vergünstigte Dienstleistungen

5 Essenseinladungen und Unterhaltung

Grundsätzlich sind Essenseinladungen in Bezug auf geschäftliche Kontakte zulässig. Sie müssen jedoch wertmäßig angemessen sein, dem üblichen sozialen Verhalten und den Regeln der Höflichkeit entsprechen und jeglichen Anschein von Unredlichkeit vermeiden. Als Orientierungswert können 50 € pro Person herangezogen werden. Gleichwohl bedarf es immer einer Einzelfallabwägung und muss den Umständen entsprechend sein.

6 Ausnahmeregelungen

Durch vorherige Zustimmung des/der unmittelbar disziplinarisch Vorgesetzten sind im Zweifel Ausnahmen dieser Richtlinie zulässig. Dies gilt bei Vorliegen besonderer Gründe, die nach Abwägung beidseitiger Interessen geboten sind. Besondere Gründe können immer dann vorliegen, wenn die Annahme oder die Ausgabe des Geschenks und/oder die Teilnahme an einer Veranstaltung einen geschäftlichen Bezug, ohne persönlichen Vorteil begründen.

III Verstoß gegen die Richtlinie

1 Verstoß eines/einer Beschäftigten

Verstößt ein Beschäftigter gegen diese Richtlinie, so wird dieses Verhalten geahndet.

Diesbezüglich kann sich Unite eine oder mehrere der folgenden Maßnahmen bedienen. Bei der Wahl und Reihenfolge der Maßnahmen berücksichtigt Unite die Gesamtumstände, die zu dem Verstoß geführt haben. In jedem Fall findet eine Einzelabwägung unter Anhörung des/der Beschäftigten statt.

  • klärendes Gespräch zwischen dem/der Beschäftigten und der Führungskraft

  • Entzug der fachlichen und/oder persönlichen Betreuung des Geschäftspartners

  • Im Falle eines schweren und/oder wiederholten Verstoßes kann eine Abmahnung erfolgen.

  • Bei einem besonders schweren Verstoß kann es zur Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses kommen.

2 Verstoß eines Geschäftspartners

Verstößt ein Geschäftspartner gegen diese Richtlinie, so wird Unite eine oder mehrere der folgenden Maßnahmen ergreifen. Bei der Wahl und Reihenfolge der Maßnahmen berücksichtigt Unite die Gesamtumstände, die zu dem Verstoß geführt haben. In jedem Fall findet eine Einzelabwägung unter Anhörung des Geschäftspartners statt.

  • Dem Geschäftspartner wird ein anderer fachlicher und/oder persönlicher Kontakt von Unite zugewiesen.

  • Im Falle eines schweren und/oder wiederholten Verstoßes, der das Vertrauensverhältnis derart erschüttert, kann es zur Beendigung des Geschäftsverhältnisses kommen.

3 Meldung eines Verstoßes

Etwaige Verstöße gegen die Geschenkerichtlinie müssen Unite unverzüglich gemeldet werden. Dies gilt insbesondere, wenn die Gefahr besteht, dass für Unite durch den Verstoß ein Schaden entsteht.

Verstöße können anonym unter https://report.hintcatcher.com/unite gemeldet werden.

IV Kontakt

Hinsichtlich etwaiger Unsicherheiten in Bezug auf die Annahme von Geschenken und auf Unklarheiten der Richtlinie selbst, stehen den Beschäftigten als auch den Geschäftspartnern der folgende Kontakt zur Verfügung: legal@unite.eu

In Bezug auf die steuerrechtliche Meldung von Geschenken, steht den Beschäftigten der folgende Kontakt zur Verfügung: personal@unite.eu

Stand: 03/2022